Sistema de gestión de terceros: ¿cómo está revolucionando el proceso la IA? 

Un sistema de gestión de terceros con inteligencia artificial automatiza las validaciones de documentos, envía alertas de caducidad, analiza los riesgos y bloquea los accesos irregulares. Esto reduce los errores humanos, aumenta la trazabilidad, garantiza el cumplimiento y aporta mayor seguridad y productividad a las empresas con un elevado flujo de contratistas.

Cualquiera que dirija a muchos contratistas sabe que el control manual es un verdadero reto. En las grandes operaciones, el sistema de gestión de terceros suele implicar hojas de cálculo, interminables intercambios de correos electrónicos y comprobaciones manuales que quitan tiempo y dejan huecos para errores.

Si un documento caduca sin estar actualizado, si un proveedor accede a la empresa sin estar regularizado o si el equipo no puede hacer un seguimiento de todo a tiempo, los riesgos se acumulan. Se pone en peligro el cumplimiento, la seguridad y la productividad.

Pero la buena noticia es que inteligencia artificial (IA) está cambiando por completo este escenario. Y es de cómo está revolucionando este proceso de lo que vamos a hablar ahora. Siga leyendo para obtener más información.

¿Cuáles son los retos de la gestión manual de terceros?

Antes de comprender la transformación que aporta la IA, conviene recordar por qué el modelo tradicional no funciona bien para las operaciones complejas.

Cuando todo se hace manualmente, aumentan las posibilidades de error. Un simple retraso en la actualización de un certificado puede acarrear problemas con las auditorías o incluso riesgos legales. Es más, revisar documento por documento es un trabajo lento que consume horas de tiempo de equipos enteros.

Otro punto crítico es la falta de visibilidad en tiempo real. Los gestores necesitan saber quién está autorizado a acceder a las instalaciones, pero acaban fiándose de información no contrastada. Y en escenarios con una alta rotación de contratistas, el riesgo de permitir accesos no conformes es aún mayor.

En otras palabras, los procesos manuales conllevan más burocracia, reprocesamiento e inseguridad, dejando la operación vulnerable.

¿Cómo está revolucionando este proceso la IA aplicada en Rainbow?

Ahora imagine que todo este control se hace automáticamente sin tener que depender de conferencias humanas. Esto es exactamente lo que la inteligencia artificial aporta a la gestión de gestión.

En la solución Arco Irisla IA valida automáticamente cada documento enviado por el proveedor. Puede leer, interpretar y comprobar que el expediente cumple los requisitos, señalando inmediatamente las incoherencias y eliminando el laborioso análisis manual.La IA detecta inmediatamente las incoherencias y elimina el laborioso análisis manual.

Además, la IA supervisa las fechas de caducidad y activa alertas antes de que caduque cualquier documento. Si el proveedor no actualiza la documentación, el sistema bloquea automáticamente el acceso, impidiendo que nadie irregular entre en la empresa.

Además, la inteligencia artificial contribuye al análisis de riesgosrastreando todo el historial del proveedor y garantizando una información más fiable. Todo ello integrado con sistemas corporativos como ERP y control de accesos físicos, garantizando visibilidad total en tiempo real.

¿Cuáles son las funcionalidades de la inteligencia artificial en la práctica?

¿Quieres ver cómo funciona en la vida cotidiana? Consulte las principales funcionalidades que ofrece la IA en el sistema de gestión¡!

Lectura automática de documentos

Una de las principales funcionalidades es lectura automática de documentos. La IA extrae información esencial, como fechas de caducidad, licencias y certificados, sin necesidad de comprobación manual. Esto ahorra tiempo y elimina los errores humanos.

Validación instantánea

A continuación validación instantánea. El sistema compara la información capturada con los criterios exigidos por la empresa e identifica cualquier incoherencia en cuestión de segundos. Si algo no es conforme, se notifica inmediatamente al responsable.

Alertas proactivas

Además, la IA envía alertas proactivascuando un plazo está a punto de vencer. De este modo, la empresa puede actuar antes de que la situación se vuelva irregular, manteniendo todo al día en todo momento.

Bloqueo de accesos no conformes

Si un proveedor dispone de documentación o documentación incorrecta, el sistema automáticamente bloquea el acceso a el acceso accede aimpidiéndoles la entrada en la empresa hasta que se regularice la situación.

Integración con el control de acceso físico

Otro elemento diferenciador es integración con el control de acceso físicoconectando con torniquetes, puertas y lectores biométricos para liberar sólo a quienes cumplan los requisitos.

Informes y trazabilidad completa

Por último, la IA genera informes completos y una trazabilidad totaly una trazabilidad completa, reuniendo cuadros de mando e historiales detallados que facilitan las auditorías y respaldan las decisiones estratégicas.

Con estas funcionalidades, la IA actúa como "guardián digital"garantizando que sólo pasen por las puertas de la empresa quienes estén 100% regularizados.

¿Qué ventajas obtienen las empresas que utilizan la IA en la gestión de terceros?

Los beneficios van mucho más allá de la automatización. Al adoptar un sistema de gestión de terceros con inteligencia artificial, las empresas pueden lograr resultados como los que se ven a continuación.

Más información 

Seguridad jurídica reforzada

Una de las principales ventajas es una mayor seguridad jurídica. Como AI mantiene toda la documentación actualizada y conforme a los requisitos legales, la empresa evita multas, demandas laborales y otros problemas que podrían surgir como consecuencia de fallos en la regularización.

Aumento de la productividad

Además, se produce un aumento significativo de la productividadpuesto que el equipo ya no tiene que perder tiempo en tareas repetitivas, como la comprobación manual de documentos. Como resultado, los profesionales pueden centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor para la empresa.

Cumplimiento garantizado

Otra ventaja importante es el conformidad. Todos los documentos están organizados, actualizados y son fácilmente localizables, listos para cualquier auditoría o inspección, lo que da a los gestores mucha más tranquilidad.

Visibilidad en tiempo real

La IA también proporciona visibilidad en tiempo realmostrando en los cuadros de mando quién está autorizado a acceder a las instalaciones y quién aún debe regularizar su situación. Este nivel de control facilita la toma de decisiones y reduce los cuellos de botella operativos.

Menos riesgo operativo

Por último, se reducen considerablemente riesgos operativosya que la propia inteligencia artificial bloquea automáticamente los accesos irregulares, eliminando los errores humanos que podrían poner en peligro la seguridad de la empresa.

Para las empresas con un elevado flujo de contratistas, esto significa más control, tranquilidad y eficacia operativa.

El modelo manual de control de terceros ya no está a la altura de la complejidad de las grandes empresas. La tecnología se ha vuelto esencial para garantizar procesos. La adopción de un sistema de gestión de terceros con inteligencia artificialpuede automatizarlo todo, desde la validación de documentos hasta el bloqueo de accesos no conformes.

¿Quiere simplificar la gestión de terceros en su empresa? Póngase en contacto con Rainbow Tecnologia y vea cómo podemos revolucionar su proceso.