Controle de acesso de prestadores de serviço: como garantir segurança e conformidade na sua empresa

O controle de acesso de prestadores de serviço é essencial para garantir segurança patrimonial e conformidade legal. A entrada manual de terceiros pode causar riscos como acessos indevidos, multas e falhas em auditorias. A Rainbowtec automatiza a validação de documentos, bloqueia acessos irregulares e oferece visibilidade em tempo real, facilitando a gestão de terceiros.

Em empresas com alto fluxo de terceiros, como prestadores de limpeza, manutenção, segurança ou logística, o controle de acesso de prestadores de serviço é uma das etapas mais críticas para garantir a segurança patrimonial e a conformidade legal da operação. 

Um prestador irregular, com documentação vencida ou sem treinamento obrigatório, pode representar muito mais do que um risco técnico e pode gerar multas, processos e danos à reputação da empresa.

Neste conteúdo, você vai entender por que é tão importante controlar adequadamente quem entra e circula pelas suas instalações, quais são os riscos de falhas nesse processo e como a automação pode transformar esse desafio em um diferencial competitivo. Boa leitura!

Por que controlar prestadores é tão importante?

Terceirizar serviços é uma prática comum e, muitas vezes, necessária. Mas cada vez que um prestador entra na sua empresa, ele passa a ter acesso a estruturas físicas, informações e, em alguns casos, pessoas sob responsabilidade da contratante.

Portanto, o controle de acesso não pode ser superficial ou meramente burocrático. Ele precisa estar alinhado com uma visão estratégica de segurança, conformidade e eficiência.

Entre os principais motivos para controlar rigorosamente o acesso de terceiros, estão:

• evitar a entrada de pessoas não homologadas ou sem vínculo formal com o fornecedor contratado;
• garantir que prestadores estejam com documentação em dia (CNDs, exames médicos, contratos, treinamentos);
• proteger áreas sensíveis e evitar movimentação fora das zonas autorizadas;
• cumprir normas de saúde, segurança e legislação trabalhista;
• Atender auditorias e certificações que exigem rastreabilidade de acessos.

Se a gestão desses acessos for falha ou manual, o risco de não conformidade cresce e com ele, as chances de problemas operacionais e jurídicos.

Quais são os riscos do acesso manual e não supervisionado?

Ainda é comum encontrar empresas que controlam o acesso de prestadores de forma manual, com:

• planilhas impressas ou digitais;
• validação visual de crachás ou ordens de serviço;
• lista de presença na portaria;
• troca de e-mails para liberar entrada.

Esse modelo abre espaço para uma série de falhas, como os que veremos a seguir. Confira!

Acesso indevido

Sem checagem automatizada, qualquer pessoa com um crachá antigo, ou sem documentação válida, pode entrar na empresa, colocando a segurança patrimonial em risco.

Riesgos jurídicos

A entrada de um prestador sem contrato válido ou com ASO vencido pode levar a multas do Ministério do Trabalho ou até ações por responsabilidade solidária em processos trabalhistas.

Falta de rastreabilidade

Em caso de auditorias, acidentes ou investigações internas, muitas empresas não conseguem comprovar quem acessou o local, em qual data e por quanto tempo.

Falta de padronização

Sem um sistema centralizado, diferentes setores (RH, Facilities, Segurança) atuam de forma isolada, criando lacunas no controle e dificultando a comunicação entre equipes.

Quais são os benefícios da automação no controle de terceiros?

Empresas com grande volume de terceiros precisam de tecnologia para garantir que apenas pessoas autorizadas, aptas e documentadas entrem e circulem pelas suas instalações.

A Rainbowtec oferece uma solução completa para esse desafio, unindo controle de acesso físico com gestão documental inteligente.

Veja os principais benefícios da automação!

Validação documental antes do acesso

O sistema verifica automaticamente se o prestador tem:

• contrato vigente;
• certidões negativas em dia;
• treinamentos obrigatórios concluídos;
• ASO e exames médicos válidos.

Se houver qualquer pendência, o acesso é bloqueado na catraca ou cancela, evitando falhas humanas e riscos de não conformidade.

Atualização em tempo real

Toda movimentação é registrada em tempo real. A equipe de segurança ou facilities consegue saber:

• quem está na empresa naquele momento;
• há quanto tempo permanece;
• em quais áreas está autorizado a circular.

Essa visibilidade permite respostas rápidas em caso de incidentes ou auditorias.

Rastreabilidade completa

Com todos os acessos registrados e vinculados à documentação e aptidão do prestador, a empresa pode gerar relatórios completos para auditorias, comprovações legais e certificações.

Integração com dispositivos e sistemas

A solução da Rainbowtec se conecta aos principais dispositivos de acesso (catracas, torniquetes, cancelas) e pode ser integrada com sistemas de RH, jurídico e compliance, criando um ecossistema de segurança inteligente.

Alertas e bloqueios automáticos

Sempre que um documento estiver prestes a vencer, o sistema envia alertas para o fornecedor e para a equipe interna. Se não houver atualização, o prestador tem o acesso bloqueado automaticamente.

Quais são os melhores práticas para manter conformidade?

Além de contar com tecnologia, a gestão de prestadores precisa seguir boas práticas que garantem segurança jurídica e operacional.

Veja algumas recomendações!

Estabeleça um checklist documental por tipo de serviço

Cada atividade exige um conjunto específico de documentos. Padronize isso para evitar falhas e agilizar o processo.

Exija treinamentos de integração antes do primeiro acesso

Todo prestador deve conhecer as regras, riscos e condutas da empresa. Treinamentos online de integração são uma excelente solução.

Mantenha vínculo contratual atualizado

Garanta que o prestador esteja devidamente contratado pela empresa fornecedora, com contrato vigente e válido.

Restrinja acessos por perfil e função

Configure permissões de acesso com base no tipo de atividade, local de atuação e horário autorizado.

Utilize sistemas com mobilidade

Acompanhe acessos em tempo real, inclusive via aplicativo, para atuar rapidamente em qualquer ocorrência ou necessidade.

O controle de acesso de prestadores de serviço é uma etapa estratégica que impacta diretamente a segurança da empresa, a conformidade com leis trabalhistas e a capacidade de atender auditorias. Por isso, não deixe de fazer esse investimento para o seu negócio!

Entre em contato com a Rainbowtec e descubra como transformar o controle de terceiros em um diferencial competitivo com segurança, agilidade e rastreabilidade. Estamos com você!