Gestión de terceros: cómo hacer el proceso más seguro y eficaz

Los entornos industriales requieren una seguridad estricta, especialmente con proveedores externos. En esta guía, descubra cómo automatizar la gestión de terceros con control de acceso, trazabilidad y validación de documentos, reduciendo fallos y riesgos operativos.

¿Sabía usted que gestión de terceros en entornos industriales requiere mucho más que organización? De hecho, se trata de garantizar la seguridad, el cumplimiento y la eficacia operativa en lugares donde cualquier fallo puede generar riesgos importantes.

Cuando hablamos de grandes empresas con una elevada rotación de empleados, como obras de construcción, industrias o centros logísticos, los retos son aún mayores.

En este artículo, comprenderá cuáles son los riesgos más comunes en estos entornospor qué el movimiento de terceros requiere una atención especial y cómo automatizar el control de acceso y la gestión de documentos puede reducir los errores humanos, acelerar las auditorías y mejorar la visibilidad operativa.

¡Feliz lectura!

¿Cuáles son los riesgos más comunes en los entornos industriales?

Los entornos industriales, por su propia naturaleza, presentan riesgos para quienes se mueven en ellos. Y no es de extrañar, ¿verdad?

La combinación de maquinaria pesada, procesos automatizados, productos químicos y estructuras complejas exige estrictos protocolos de seguridad, y cualquier infracción puede provocar accidentes graves, pérdidas operativas o incluso problemas legales.

He aquí algunos ejemplos de riesgos frecuentes:

• accidentes laborales debidos a la falta de formación o al uso inadecuado de los EPI;
• acceso indebido a zonas restringidascon riesgo de sabotaje o violación de las normas de seguridad;
• documentación obsoleta de los proveedores, lo que impide demostrar el cumplimiento durante las auditorías;
• falta de trazabilidadlo que dificulta saber quién está in situ en caso de emergencia.

Cuando estos riesgos afectan a terceros, es decir, a profesionales que no forman parte de la plantilla fija de la empresa, el escenario se complica aún más.

¿Por qué los terceros aumentan los problemas de seguridad?

Las grandes empresas suelen disponer de una amplia red de proveedoresequipos de mantenimiento, limpieza, seguridad y logística, entre otros. En muchos casos, estas personas cambian con frecuencia, lo que requiere una rutina de actualización, homologación y control de accesos..

Y aquí está el problema: cuando este proceso se hace manualmente, con hojas de cálculo, correos electrónicos o control físico de las tarjetas de identificación, los fallos se acumulan. Basta un documento caducado, un formulario de registro mal cumplimentado o un proveedor sin formación para ponerlo todo en peligro.

Además, la presión por la agilidad en las operaciones lleva a muchos gestores a liberar acceso sin la debida verificación. ¿Cuál es el resultado? La entrada de personas no autorizadas, retrasos en las auditorías y riesgos laborales y operativos.

Por eso, invertir en tecnología para automatizar la gestión de terceros se ha convertido en un requisito estratégico y ya no en una opción.

¿Cómo se puede automatizar el control y evitar el error humano?

Hoy en día, la tecnología permite realizar el control de acceso y la gestión de documentos de terceros de una forma mucho más segura, estandarizada y eficaz. Con una plataforma especializada, puedes evitar un sinfín de problemas. 

Más información a continuación. 

Control de acceso automatizado

Con la integración del sistema y equipos como torniquetes, puertas y torniquetes, el acceso de cada proveedor sólo se libera si se cumplen todos los requisitoscomo la documentación válida, formación formación y competencias reconocidas.

Además, las soluciones con biométricas (como reconocimiento facial o huellas dactilares) impiden el uso indebido de tarjetas de identificación y garantizan que sólo entre en el recinto la persona correcta.

Validación automática de documentos

Analizar los documentos manualmente es uno de los mayores cuellos de botella en la gestión de terceros. Si adopta una solución con inteligencia artificial, podrá automatizar esta validaciónreduciendo las repeticiones y acelerando el proceso de aprobación.

Formación en línea

En lugar de programar clases presenciales o depender de integraciones lentas, los proveedores pueden llevar a cabo la formación onboarding online antes incluso de que lleguen a la empresa. Esto acelera el onboarding y reduce los riesgos por falta de formación.

Trazabilidad en tiempo real

Al integrar el sistema con dispositivos de control de acceso, es posible saber exactamente quién está en las instalaciones, dónde ha estado y cuánto tiempo ha permanecido.. Esto no sólo mejora la seguridad, sino que también facilita las auditorías y las respuestas rápidas en situaciones críticas.

¿Cómo actúa Rainbow en este escenario con tecnología y eficacia?

Rainbow Tecnologia cuenta con más de 30 años de experiencia en el desarrollo de soluciones integradas de gestión de terceros y control de accesos para grandes empresas. para grandes empresas.

Aquí, la atención se centra en garantizar la conformidad, la trazabilidad y la seguridad operativaespecialmente en entornos industriales y logísticos.

Vea cómo funciona la plataforma para que este proceso sea más sólido.

Autoservicio para proveedores

El proveedor accede al sistema, envía los documentos requeridos y supervisa la aprobación.

Validación por IA

La inteligencia artificial analiza y aprueba los documentos automáticamente, sin necesidad de intervención humana.

Formación en integración en línea

El proveedor lleva a cabo la incorporación a distancia, grabando y verificando el contenido.

Aplicación móvil Rainbow

Permite validar documentos y comprobar las competencias de los proveedores sobre el terreno, en cualquier lugar.

Integración con los sistemas existentes

La solución puede conectarse a ERPs, sistemas de RRHH o plataformas ya utilizadas por la empresa, sin necesidad de grandes cambios.

Control de acceso en tiempo real

Supervisar la entrada y salida de empleados, contratistas, visitantes y vehículos basándose en reglas automatizadas y datos biométricos.

En otras palabras: no se trata sólo de controlar quién entra y quién sale. Rainbow ofrece una visión completa del flujo de tercerosayudando a las empresas a cumplir los requisitos legales, reducir los riesgos y ganar eficiencia operativa.

Como hemos visto los entornos industriales con altos niveles de tráfico de terceros requieren procesos rigurosos para garantizar la seguridad y el cumplimiento. La gestión de terceros debe ir más allá del control manual y el papeleo: los procesos deben automatizarse, rastrearse y normalizarse.

Con la tecnología de Rainbow, su empresa obtiene visibilidad en tiempo realy está siempre preparada para cualquier auditoría. ¿Quiere saber cómo podemos ayudar a que sus operaciones sean más seguras y eficientes? Póngase en contacto con nuestro equipo de expertos¡!